Wirtualna asystentka – narzędzia pracy

Swoją pracę jako wirtualna asystentka zaczęłam w firmie – pracując jeszcze na etat. Nie będzie to artykuł pod tytułem „wady i zalety praca na etat vs własna działalność” 🙂 , ale muszę przyznać, że w pracy na etacie jest oczywiście łatwiej,  jeśli chodzi o narzędzia, z których korzysta wirtualna asystentka. Wszyscy mają dostęp do tych samych systemów, określonych z góry. Nigdy nie zastanawiałam się jakiego kalendarza używać czy jaki program do tworzenia grafik wybrać. W momencie kiedy zdecydowałam się na bycie wirtualną asystentką-freelancerem  pojawiło się mnóstwo pytań w mojej głowie. Największe wątpliwości miałam właśnie co narzędzi pracy wirtualnej asystentki – w końcu jak współpracować z klientami, kiedy każdy z nich używa innych programów? Po odrobieniu pracy domowej – wykonaniu researchu w internecie – został mi tylko większy mętlik w głowie – programów potrzebnych w pracy zdalnej jest od groma i jeszcze trochę. Pewnie jeszcze o większości z nich nie słyszałam 🙂

Chcę Wam ułatwić trochę start i zaproponować podstawowe narzędzia, których używa wirtualna asystentka. Wybrałam programy darmowe, proste i z których korzystam na co dzień.

Narzędzie do zarządzania czasem

Mówi się, że wirtualna asystentka to specjalistka od zwalniania czasu.  Jak zatem kontrolować nadchodzące ważne wydarzenia, spotkania, deadliny? Opcję udostępniania kalendarza innym osobom ma np. Gmail (Google calendar).  W programach do zarządzania projektami/ zadaniami również są wbudowane kalendarze.

Narzędzie do zarządzania zadaniami

Chyba najważniejsza pozycja w tym zestawieniu. Miejsce, w którym wirtualna asystentka współpracuje z klientami, gdzie przekazujemy zadania, śledzimy ich przebieg, gdzie odbywa się część komunikacji. Ja korzystam z Trello https://trello.com, ponieważ lubię proste (i darmowe) rozwiązania. Trello umożliwia delegowanie zadań wirtualnej asystentce. Możemy utworzyć listy z zadaniami oraz podzielić je według statusu. Dodatkowo, Trello posiada oprogramowanie w języku polskim. Oprócz Trello mamy również znaną Asanę, która jest bardziej złożona niż Trello i polecana w przypadku, gdy nad projektem pracuje większa grupa osób.

Narzędzie do monitorowania pracy

Kolejna ważna kwestia w organizacji pracy wirtualnej asystentki to określenie czasu, jaki przeznacza na wykonanie danego zadania. Tutaj najprostszym programem, który pomoże nam wycenić pracę asystentki jest Toggl https://toggl.com. W momencie rozpoczęcia zadania uruchamiamy aplikację, która mierzy rzeczywisty czas podczas wykonywania pracy. Toggl pozwala również na przedstawienie przepracowanego czasu w postaci raportów. Warto również stworzyć np. plik Excel na Google Drive, do którego klient w każdej chwili będzie miał dostęp i po wykonaniu zadania aktualizować wykorzystaną liczbę godzin.

Narzędzie do tworzenia/ edycji dokumentów

Może to i oczywistość, jednak dla spokoju sumienia 🙂 Narzędzia, z których korzysta każda wirtualna asystentka to programy do tworzenia i edycji tekstu. Pamiętaj aby wyposażyć się np. w pakiet MS Office.

Narzędzie do tworzenia grafik

Myślę, że umiejętność tworzenia prostych grafik w programie Canva https://www.canva.com/ to już „must have” u wirtualnej asystentki. Umiejętność ta przyda nam się zarówno na własny użytek (materiały promocyjne, wizytówki itp.) jak i na potrzeby klienta. Canva jest fantastycznym narzędziem dla graficznych laików – z łatwością stworzysz tam przyciągające wzrok posty na social media, ulotki, zaproszenia, plakaty, ebooki i wiele innych. Zanim powstała strona internetowa, swoją ofertę również stworzyłam w Canvie: https://sheroassistant.pl/oferta/ – uwielbiam ten program. Z innych programów, warto nauczyć się korzystać z narzędzi do obróbki zdjęć jak Adobe Lightroom czy bardziej zaawansowanego już Photoshopa.

Narzędzie do social mediów

Zapotrzebowanie na wsparcie firm w sprawach social media wciąż rośnie! Warto więc zapoznać się z narzędziami, które usprawnią zarządzanie kontami w SM. Świetnym narzędziem jest np. Planoly https://www.planoly.com/, które pozwala na stworzenie spójnego contentu na Instagramie, który w dzisiejszych czasach często jest wizytówką firmy.

Komunikacja

I last but not least, warto pomyśleć poprzez jaki kanał będziemy się komunikować z klientem. Czy to będzie darmowy Skype czy płatny Google Meet, czy inny program to już zależy głównie od ustaleń z klientem – warto jednak wcześniej przetestować różne opcje, by móc proaktywnie zaproponować którąś z opcji klientowi.

Powyższa propozycja narzędzi to tylko namiastka programów, których używają wirtualne asystentki. Prawda jest taka – ile wirtualnych asystentek – tyle umiejętności i aplikacji, z których korzystają. Warto więc wypróbować różne aplikacje, by stworzyć swój unikalny zestaw narzędzi 🙂